DSGVO-konformer Einsatz von KI-Telefonassistenten

Datenschutz im Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen gelten besonders strenge Datenschutzanforderungen. Patientendaten gehören zu den sensiblen Daten nach Art. 9 DSGVO und bedürfen eines besonderen Schutzes.

Viele Praxen fragen sich daher: Kann ich einen KI-Telefonassistenten überhaupt DSGVO-konform einsetzen?

Die Antwort: Ja, wenn die richtigen Maßnahmen getroffen werden.

Anforderungen an einen DSGVO-konformen Telefonassistenten

1. Datenverarbeitung in Deutschland/EU

Der wichtigste Punkt: Alle Daten müssen in der EU verarbeitet werden. Bei empfang.online:

Server-Standort: Deutschland (Hetzner in Nürnberg)
Keine Datenübertragung in Drittländer
Deutsche Rechenzentren mit ISO 27001 Zertifizierung

2. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Nach Art. 28 DSGVO ist ein AVV Pflicht. empfang.online stellt einen fertigen AVV bereit, der alle Anforderungen erfüllt:

Weisungsgebundenheit
Technische und organisatorische Maßnahmen
Subunternehmer-Regelungen
Löschkonzept

3. Transparenz gegenüber Anrufern

Anrufer müssen wissen, dass sie mit einem KI-System sprechen. empfang.online teilt dies standardmäßig am Anfang jedes Gesprächs mit:

"Guten Tag, Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Praxis Dr. Müller. Wie kann ich Ihnen helfen?"

4. Speicherfristen und Löschkonzept

Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie notwendig:

| Datenart | Speicherfrist | Löschung | |----------|---------------|----------| | Audioaufnahmen | 7 Tage | Automatisch | | Transkriptionen | 30 Tage | Automatisch | | Anruf-Metadaten | 90 Tage | Automatisch | | Terminbuchungen | Bis Widerruf | Manuell |

Technische Sicherheitsmaßnahmen

empfang.online setzt umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen um:

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Gespräche
TLS 1.3 für alle Datenübertragungen
Regelmäßige Backups mit Verschlüsselung
Zugriffskontrolle mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
Audit-Logs aller Zugriffe

Checkliste für den DSGVO-konformen Einsatz

✅ AVV mit Anbieter abschließen ✅ Datenschutzerklärung der Praxis anpassen ✅ Verarbeitungsverzeichnis aktualisieren ✅ Mitarbeiter schulen ✅ Hinweispflicht bei Anrufern umsetzen

Fazit

Mit dem richtigen Anbieter ist der DSGVO-konforme Einsatz eines KI-Telefonassistenten problemlos möglich. empfang.online wurde speziell für den deutschen Markt und die Anforderungen des Gesundheitswesens entwickelt.