Datenschutz & DSGVO

Als KI-Telefonassistent für Arztpraxen nehmen wir Datenschutz besonders ernst. Hier erfahren Sie, wie empfang.online Ihre Daten und die Ihrer Patienten schützt.

Warum Datenschutz wichtig ist

Arztpraxen verarbeiten besonders schützenswerte Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO). Ein Telefonassistent, der Patientengespräche führt, muss höchsten Sicherheitsstandards genügen.

DSGVO-Konformität im Überblick

Serverstandort Deutschland

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert:

• Rechenzentrum: ISO 27001 zertifiziert
• Standort: Hetzner Rechenzentren in Deutschland
• Keine Drittland-Übermittlung: Keine Daten verlassen die EU

Technische Infrastruktur

Anrufer → Deutsche Telefon-Vermittlung →
Deutsche Server → Verschlüsselte Datenbank

Kein Teil der Verarbeitung findet außerhalb Deutschlands statt.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Als Arztpraxis sind Sie datenschutzrechtlich verantwortlich. empfang.online agiert als Auftragsverarbeiter.

Was der AVV regelt

• Art der Daten: Welche Daten verarbeitet werden
• Zweck: Ausschließlich für den Telefonassistenten
• Löschung: Nach Vertragsende werden alle Daten gelöscht
• Unterauftragsverarbeiter: Transparente Auflistung
• Kontrollen: Ihr Recht auf Audits

AVV abschließen

Der AVV ist Bestandteil der AGB und wird bei Registrierung automatisch geschlossen. Sie können ihn jederzeit unter Einstellungen → Datenschutz herunterladen.

Verschlüsselung

Übertragung

• TLS 1.3: Alle Verbindungen sind verschlüsselt
• SRTP: Audio-Übertragung verschlüsselt
• HTTPS: Dashboard nur über HTTPS erreichbar

Speicherung

• AES-256: Datenbank-Verschlüsselung
• Getrennte Schlüssel: Jede Praxis hat eigene Schlüssel
• Backup-Verschlüsselung: Auch Backups sind verschlüsselt

Welche Daten werden verarbeitet?

Anrufdaten

Nutzerdaten (Praxis)

Löschfristen konfigurieren

Sie bestimmen, wie lange Daten gespeichert werden:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Datenschutz
2. Wählen Sie die Speicherdauer für Anrufdaten:
   • 7 Tage
   • 30 Tage
   • 90 Tage
   • Unbegrenzt (nicht empfohlen)

Patienten-Information (DSGVO-Pflicht)

Sie müssen Patienten darüber informieren, dass ein KI-Assistent eingesetzt wird. Der Assistent tut dies automatisch:

Standard-Begrüßung:

"Guten Tag, Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Praxis Dr. Müller. Ich nehme Ihr Anliegen auf und leite es an die Praxis weiter."

Dies erfüllt die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO.

Rechte der Betroffenen

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Patienten können Auskunft über ihre Daten verlangen:

1. Im Dashboard: Anrufe → Suche nach Telefonnummer
2. Export als PDF oder CSV
3. Weiterleitung an den Patienten

Löschung (Art. 17 DSGVO)

Einzelne Anrufe löschen:

1. Anruf im Dashboard öffnen
2. Auf Löschen klicken
3. Bestätigen

Alle Daten einer Person löschen:

1. Einstellungen → Datenschutz → Personenbezogene Daten löschen
2. Telefonnummer eingeben
3. Alle zugehörigen Daten werden entfernt

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Export aller Anrufdaten:

1. Einstellungen → Datenschutz → Datenexport
2. Format wählen (JSON, CSV)
3. Download

Gesprächsaufzeichnung

Audio-Aufnahmen (optional)

Audio-Aufnahmen sind standardmäßig deaktiviert. Sie können sie aktivieren für:

• Qualitätssicherung
• Schulungszwecke
• Dokumentation

Bei Aktivierung:

• Maximale Speicherdauer: 30 Tage
• Automatische Löschung danach
• Patienten werden informiert ("Dieses Gespräch kann zu Qualitätszwecken aufgezeichnet werden")

Transkription

Die Text-Transkription des Gesprächs wird immer erstellt (für die KI-Verarbeitung notwendig). Diese unterliegt den von Ihnen gewählten Löschfristen.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Zugriffskontrolle

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (optional)
• Rollen-basierte Zugriffsrechte
• Automatischer Logout nach Inaktivität

Protokollierung

• Alle Zugriffe werden protokolliert
• Logs werden 12 Monate aufbewahrt
• Manipulation von Logs ist nicht möglich

Notfallmanagement

• Tägliche Backups
• Geo-redundante Speicherung
• Disaster Recovery Plan

Unterauftragsverarbeiter

Folgende Dienste werden zur Erbringung von empfang.online eingesetzt:

Alle Unterauftragsverarbeiter sind im AVV aufgeführt und DSGVO-konform.

Häufige Fragen

Muss ich einen Datenschutzbeauftragten informieren? Bei Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist ab 20 Mitarbeitern ein DSB Pflicht. Informieren Sie Ihren DSB über den Einsatz von empfang.online.

Kann ich empfang.online ohne Audio-Aufzeichnung nutzen? Ja, Audio-Aufzeichnung ist optional und standardmäßig deaktiviert.

Was passiert bei Vertragsende? Alle Daten werden innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende gelöscht. Sie können vorher einen Export anfordern.

Dokumente zum Download

Im Dashboard unter Einstellungen → Datenschutz finden Sie:

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
• Vorlage: Patienteninformation

Support

Fragen zum Datenschutz?

• E-Mail: datenschutz@empfang.online
• Telefon: 0201 - 890 831 60

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gerne zur Verfügung.