Kalender-Integration

Mit der Kalender-Integration werden vom Assistenten gebuchte Termine automatisch in Ihren Praxis-Kalender eingetragen.

Unterstützte Kalender

Google Calendar verbinden

Voraussetzungen

• Google-Konto mit Google Calendar
• Berechtigung, Apps mit Ihrem Kalender zu verbinden

Einrichtung

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Kalender
2. Klicken Sie auf Google Calendar verbinden
3. Melden Sie sich bei Google an
4. Erlauben Sie empfang.online den Zugriff auf Ihren Kalender
5. Wählen Sie den Ziel-Kalender (z.B. "Praxis-Termine")

Einstellungen

Nach der Verbindung können Sie festlegen:

• Ziel-Kalender: In welchen Kalender sollen Termine?
• Termin-Titel: z.B. "Termin: [Patientenname]"
• Erinnerung: Standard-Erinnerung für neue Termine
• Beschreibung: Welche Infos im Termin erscheinen

Microsoft 365 / Outlook verbinden

Voraussetzungen

• Microsoft 365 Business-Konto oder persönliches Microsoft-Konto
• Outlook-Kalender aktiviert

Einrichtung

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Kalender
2. Klicken Sie auf Microsoft 365 verbinden
3. Melden Sie sich bei Microsoft an
4. Erlauben Sie den Zugriff
5. Wählen Sie den Ziel-Kalender

Besonderheiten bei Microsoft 365

• Shared Calendars: Freigegebene Kalender können ebenfalls verwendet werden
• Gruppenkalender: Für Praxen mit mehreren Behandlern
• Buchbare Kalender: Kompatibel mit Microsoft Bookings

CalDAV-Kalender verbinden

CalDAV ist ein offener Standard, der von vielen Kalender-Diensten unterstützt wird.

Unterstützte Dienste

• Apple iCloud Calendar
• Nextcloud
• ownCloud
• Synology Calendar
• Fruux
• Fastmail

Einrichtung

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Kalender
2. Klicken Sie auf CalDAV verbinden
3. Geben Sie ein:
   • Server-URL: z.B. https://caldav.example.com/
   • Benutzername: Ihr Kalender-Benutzername
   • Passwort: Ihr Passwort oder App-Passwort
4. empfang.online sucht automatisch verfügbare Kalender
5. Wählen Sie den Ziel-Kalender

iCloud-Kalender (CalDAV)

Für iCloud benötigen Sie ein App-spezifisches Passwort:

1. Gehen Sie zu appleid.apple.com
2. Unter Sicherheit → App-spezifische Passwörter
3. Erstellen Sie ein neues Passwort für "empfang.online"
4. Verwenden Sie dieses Passwort bei der CalDAV-Einrichtung

iCloud CalDAV-URL:

https://caldav.icloud.com/

So funktioniert die Synchronisation

Neuer Termin wird gebucht

1. Patient ruft an und bucht einen Termin
2. Assistent bestätigt den Termin
3. Termin erscheint sofort im verbundenen Kalender
4. Optional: Benachrichtigung per E-Mail

Termin-Details

Gebuchte Termine enthalten:

• Titel: "Termin: Max Mustermann"
• Uhrzeit: Gebuchte Zeit
• Dauer: Je nach Terminart
• Beschreibung: Anliegen, Telefonnummer, Hinweise
• Kategorie: "empfang.online" (für Filter)

Beispiel Kalender-Eintrag

Termin: Maria Schmidt
📅 Mi, 18.12.2025, 09:30 - 10:00 Uhr
📍 Praxis Dr. Müller

Anliegen: Vorsorgeuntersuchung
Telefon: 0201-1234567
Erstbesuch: Ja
Hinweis: Bitte Versichertenkarte mitbringen

─────────────────
Erstellt von empfang.online

Zwei-Wege-Synchronisation

Blockierte Zeiten

empfang.online liest Ihren Kalender, um:

• Bereits gebuchte Slots zu erkennen
• Urlaub/Fortbildung zu berücksichtigen
• Keine Doppelbuchungen zuzulassen

Tragen Sie einfach einen Termin in Ihren Kalender ein – der Assistent vergibt diese Zeit nicht.

Abgesagte Termine

Wenn Sie einen vom Assistenten gebuchten Termin löschen:

• Der Slot wird wieder freigegeben
• Bei aktivierter Erinnerung: Patient wird informiert

Mehrere Behandler

Für Praxen mit mehreren Ärzten:

1. Erstellen Sie für jeden Behandler einen separaten Kalender
2. Verbinden Sie alle Kalender mit empfang.online
3. Konfigurieren Sie im System-Prompt, welcher Arzt welche Termine bekommt

Beispiel System-Prompt:

Termine für Vorsorge: Kalender "Dr. Schmidt"
Termine für Akut: Kalender "Dr. Weber" oder "Dr. Schmidt"

Praxisverwaltungs-Software (PVS)

Direkte Integration

Für einige PVS-Systeme bieten wir direkte Integrationen:

• Tomedo: In Vorbereitung
• Medistar: In Planung
• CGM: Auf Anfrage

Workaround via Kalender

Viele PVS-Systeme können externe Kalender abonnieren:

1. Verbinden Sie empfang.online mit Google/Outlook
2. Abonnieren Sie den Kalender in Ihrer PVS
3. Neue Termine erscheinen automatisch

Fehlerbehebung

Termine erscheinen nicht

1. Prüfen Sie die Kalender-Verbindung unter Einstellungen
2. Stellen Sie sicher, dass der richtige Kalender ausgewählt ist
3. Prüfen Sie, ob die Terminbuchung im Dashboard erscheint
4. Warten Sie 1-2 Minuten (kurze Verzögerung möglich)

Verbindung getrennt

• Bei Google/Microsoft: Token ist abgelaufen → Neu verbinden
• Bei CalDAV: Passwort geändert → Neu eingeben

Doppelbuchungen

• Prüfen Sie, ob die Zwei-Wege-Sync aktiviert ist
• Stellen Sie sicher, dass alle Kalender verbunden sind
• Tragen Sie manuelle Termine ebenfalls im verbundenen Kalender ein

Nächste Schritte