Der KI-Telefonassistent

Der Telefonassistent ist das Herzstück von empfang.online. Hier erfahren Sie, wie Sie ihn optimal für Ihre Praxis konfigurieren.

Grundkonfiguration

Begrüßungstext

Der Begrüßungstext ist das Erste, was Anrufer hören. Gestalten Sie ihn freundlich und informativ:

Guten Tag, Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der
Praxis Dr. Müller. Wie kann ich Ihnen helfen?

Tipps für einen guten Begrüßungstext:

• Nennen Sie den Praxisnamen
• Weisen Sie auf den digitalen Assistenten hin (DSGVO-Pflicht)
• Halten Sie es kurz (max. 2-3 Sätze)

Stimme auswählen

Sie können zwischen verschiedenen natürlichen Stimmen wählen:

Sprechgeschwindigkeit

Passen Sie die Geschwindigkeit an Ihre Zielgruppe an:

• Langsam: Für ältere Patienten oder komplexe Informationen
• Normal: Standardeinstellung (empfohlen)
• Schnell: Für kurze, prägnante Ansagen

Verhaltens-Einstellungen

Was soll der Assistent tun?

Aktivieren oder deaktivieren Sie einzelne Funktionen:

• ✅ Termine vereinbaren - Der Assistent kann direkt Termine buchen
• ✅ Rückruf anbieten - Bei komplexen Anliegen wird ein Rückruf angeboten
• ✅ Öffnungszeiten mitteilen - Automatische Auskunft über Sprechzeiten
• ✅ Notfall-Hinweis - Bei Notfällen Verweis auf 112/Notdienst
• ⬜ Rezept-Bestellungen - Folgerezepte telefonisch aufnehmen

Praxis-Informationen

Hinterlegen Sie Informationen, die der Assistent mitteilen kann:

• Öffnungszeiten: Mo-Fr 8-12 Uhr, Mo+Do 15-18 Uhr
• Adresse: Für Anfahrtsbeschreibungen
• Parkmöglichkeiten: "Kostenlose Parkplätze vor dem Haus"
• ÖPNV: "Bushaltestelle Marktplatz, 2 Minuten Fußweg"

Erweiterte Einstellungen

System-Prompt

Für fortgeschrittene Anpassungen können Sie den System-Prompt bearbeiten. Dieser definiert das Verhalten des Assistenten im Detail.

Beispiel-Ergänzung:

Wenn der Patient nach Dr. Schmidt fragt, teile mit, dass
Dr. Schmidt montags und mittwochs in der Praxis ist.

Eskalations-Regeln

Definieren Sie, wann der Assistent an einen Menschen übergeben soll:

• Bei Notfällen (automatisch erkannt)
• Bei explizitem Wunsch des Anrufers
• Bei unverständlichen Anliegen (nach 2 Nachfragen)
• Bei bestimmten Schlüsselwörtern (z.B. "Beschwerde")

Qualitätssicherung

Testanrufe

Führen Sie regelmäßig Testanrufe durch:

1. Rufen Sie Ihre empfang.online-Nummer an
2. Testen Sie verschiedene Szenarien
3. Prüfen Sie die Transkription im Dashboard
4. Passen Sie bei Bedarf die Einstellungen an

Feedback nutzen

Im Dashboard sehen Sie für jeden Anruf:

• Vollständige Transkription
• Erfasste Informationen
• Dauer des Gesprächs
• Eventuelle Probleme

Nutzen Sie diese Daten, um den Assistenten kontinuierlich zu verbessern.

Nächste Schritte