Terminverwaltung

Der KI-Assistent kann Termine direkt mit Patienten vereinbaren. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Funktion einrichten und optimal nutzen.

Voraussetzungen

Für die automatische Terminbuchung benötigen Sie:

Einen aktivierten empfang.online Account
Die Funktion "Termine vereinbaren" muss aktiviert sein
Optional: Kalender-Integration für automatische Synchronisation

Grundkonfiguration

Funktion aktivieren

Gehen Sie zu Einstellungen → Assistent
Aktivieren Sie "Termine vereinbaren"
Konfigurieren Sie die Terminarten

Terminarten definieren

Legen Sie fest, welche Termine der Assistent vergeben darf:

Terminart	Dauer	Beschreibung
Sprechstunde	15 Min	Standard-Termin
Vorsorge	30 Min	Check-up, Impfungen
Erstbesuch	30 Min	Neue Patienten
Akut	10 Min	Kurztermin bei akuten Beschwerden

Verfügbare Zeiten

Definieren Sie, wann Termine vergeben werden können:

Montag:     08:00 - 12:00, 15:00 - 18:00
Dienstag:   08:00 - 12:00
Mittwoch:   08:00 - 12:00
Donnerstag: 08:00 - 12:00, 15:00 - 18:00
Freitag:    08:00 - 12:00

Tragen Sie nur Zeiten ein, in denen der Assistent tatsächlich Termine vergeben soll. Blockierte Zeiten (Urlaub, Fortbildung) werden automatisch berücksichtigt.

So funktioniert die Buchung

Ablauf eines Buchungsgesprächs

Patient ruft an und möchte einen Termin
Assistent fragt nach dem gewünschten Zeitraum
Verfügbare Termine werden vorgeschlagen
Patient wählt einen passenden Termin
Assistent bestätigt und erfasst die Daten
Termin erscheint im Dashboard/Kalender

Beispiel-Dialog

Assistent: "Gerne vereinbare ich einen Termin für Sie. Wann passt es Ihnen am besten?"

Patient: "Möglichst diese Woche, am liebsten vormittags."

Assistent: "Ich habe folgende Termine frei: Mittwoch um 9:30 Uhr oder Donnerstag um 10:15 Uhr. Welcher passt Ihnen besser?"

Patient: "Mittwoch 9:30 Uhr wäre perfekt."

Assistent: "Sehr gut, ich trage Sie für Mittwoch, den 18. Dezember um 9:30 Uhr ein. Darf ich Ihren Namen notieren?"