Rufumleitung einrichten
Rufumleitung einrichten
Damit der KI-Assistent Anrufe entgegennehmen kann, müssen Sie Ihre bestehende Praxisnummer auf Ihre empfang.online-Nummer umleiten.
Ihre empfang.online-Nummer
Nach der Registrierung erhalten Sie automatisch eine lokale Telefonnummer. Diese finden Sie im Dashboard unter Einstellungen → Telefonnummer.
Ihre empfang.online-Nummer ist eine reguläre deutsche Festnetznummer. Anrufer sehen diese Nummer nicht – sie rufen weiterhin Ihre bekannte Praxisnummer an.
Umleitungs-Szenarien
Szenario 1: Bei Besetzt
Anrufe werden umgeleitet, wenn alle Leitungen belegt sind.
Ideal für: Praxen mit hohem Anrufaufkommen, die Anrufe während Stoßzeiten abfangen möchten.
Szenario 2: Bei Nicht-Annahme
Anrufe werden umgeleitet, wenn nach X Sekunden niemand abnimmt.
Ideal für: Praxen, die primär selbst abnehmen möchten, aber keine Anrufe verpassen wollen.
Empfehlung: 15-20 Sekunden Klingelzeit vor Umleitung.
Szenario 3: Außerhalb der Sprechzeiten
Alle Anrufe außerhalb definierter Zeiten werden umgeleitet.
Ideal für: 24/7-Erreichbarkeit ohne Mehraufwand.
Szenario 4: Dauerhafte Umleitung
Alle Anrufe werden immer umgeleitet.
Ideal für: Praxen, die das Telefon komplett auslagern möchten.
Anleitung nach Anbieter
Telekom (Festnetz)
Bei Besetzt umleiten:
Aktivieren: *67*[empfang.online-Nummer]#
Deaktivieren: #67#Bei Nicht-Annahme umleiten:
Aktivieren: *61*[empfang.online-Nummer]#
Deaktivieren: #61#Sofort umleiten:
Aktivieren: *21*[empfang.online-Nummer]#
Deaktivieren: #21#Vodafone (Festnetz)
Bei Besetzt:
Aktivieren: *67*[empfang.online-Nummer]#
Deaktivieren: #67#Bei Nicht-Annahme:
Aktivieren: *61*[empfang.online-Nummer]*[Sekunden]#
Deaktivieren: #61#Sofort:
Aktivieren: *21*[empfang.online-Nummer]#
Deaktivieren: #21#Fritzbox (VoIP)
- Öffnen Sie die Fritzbox-Oberfläche (http://fritz.box)
- Gehen Sie zu Telefonie → Rufbehandlung → Rufumleitung
- Klicken Sie auf Neue Rufumleitung
- Wählen Sie:
- Welche Anrufe: Alle Anrufe / Bei Besetzt / Bei Nicht-Annahme
- Umleiten an: [Ihre empfang.online-Nummer]
- Speichern Sie die Einstellung
Placetel / Sipgate (Cloud-Telefonanlage)
- Melden Sie sich in Ihrem Dashboard an
- Wählen Sie die gewünschte Rufnummer
- Gehen Sie zu Rufumleitungen
- Fügen Sie eine neue Regel hinzu:
- Bedingung wählen (Besetzt, Keine Antwort, Immer)
- Ziel: [empfang.online-Nummer]
- Aktivieren und speichern
3CX / Andere IP-Telefonanlagen
Die Einrichtung erfolgt über Ihr Administrations-Dashboard. Suchen Sie nach:
- Call Forwarding / Rufumleitung
- Failover Rules / Überlauf-Regeln
- Hunt Groups / Gruppenrufe
Leiten Sie auf Ihre empfang.online-Nummer um.
Zeitgesteuerte Umleitung
Viele Telefonanlagen unterstützen zeitgesteuerte Umleitungen:
| Zeitraum | Aktion |
|---|---|
| Mo-Fr 8-12, 15-18 Uhr | Normale Annahme |
| Mo-Fr 12-15 Uhr | Bei Nicht-Annahme umleiten |
| Außerhalb Sprechzeiten | Sofort umleiten |
| Wochenende | Sofort umleiten |
Richten Sie die zeitgesteuerte Umleitung direkt in Ihrer Telefonanlage ein. Der empfang.online-Assistent passt seine Begrüßung automatisch an (Sprechzeiten-Info).
Nach der Einrichtung testen
- Testanruf während Sprechzeit: Rufen Sie von einem anderen Telefon an
- Testanruf bei Besetzt: Führen Sie gleichzeitig ein Gespräch und rufen Sie an
- Testanruf außerhalb: Testen Sie außerhalb Ihrer eingetragenen Sprechzeiten
Im Dashboard sehen Sie alle Testanrufe mit vollständiger Transkription.
Häufige Probleme
Umleitung funktioniert nicht
- Prüfen Sie, ob die empfang.online-Nummer korrekt eingegeben wurde
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Telefonanbieter Rufumleitungen unterstützt
- Bei VoIP: Prüfen Sie die Netzwerk-Konfiguration
Anrufer hören Besetztzeichen
- Die Umleitung "Bei Besetzt" ist möglicherweise nicht aktiv
- Prüfen Sie, ob genügend Kanäle für die Umleitung verfügbar sind
Verzögerung bei Annahme
- Bei "Nicht-Annahme"-Umleitung: Reduzieren Sie die Wartezeit (z.B. auf 15 Sekunden)
- Bei VoIP: Netzwerk-Latenz prüfen
Support
Benötigen Sie Hilfe bei der Einrichtung? Wir helfen gerne:
- E-Mail: info@empfang.online
- Telefon: 0201 - 890 831 60
Teilen Sie uns Ihren Telefonanbieter mit – wir senden Ihnen eine individuelle Anleitung.